Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy, dla kogo, jak się przygotować?
Od 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralny system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Nowe przepisy będą wdrażane stopniowo, a ich celem jest uproszczenie i ujednolicenie procesu fakturowania. Pierwsze obowiązki wejdą w życie już 1 lutego 2026 roku.
Czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana?
KSeF to narzędzie, które umożliwi przedsiębiorcom wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej. Każda faktura w systemie otrzyma indywidualny numer identyfikacyjny.
Stan prawny
17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzającej obowiązek korzystania z KSeF. Projekt został skierowany do Sejmu.
Nowe przepisy obejmą wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Zgodnie z ustawą o VAT będą to także osoby prowadzące najem prywatny czy wykonujące wolne zawody.
Harmonogram wdrożenia
- od 1 lutego 2026 r. – duzi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy.
Ułatwienia i okresy przejściowe
- mikroprzedsiębiorcy do końca 2026 r. zwolnieni z obowiązku w przypadku niskich obrotów i małych faktur,
- dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów,
- odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach do końca 2026 r.,
- tryb „offline 24” – możliwość wystawienia faktury poza systemem i przesłania jej następnego dnia roboczego,
- możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.,
- brak kar za naruszenia do końca 2026 r.
Jak się przygotować?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga odpowiedniego przygotowania, aby zapewnić płynne przejście na obowiązkowe e-fakturowanie. Oto kluczowe kroki:
- zrozumienie KSeF – czym jest, jakie są jego korzyści, ryzyka i wymagania techniczne,
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wystawianie i odbiór faktur,
- zapewnienie dostępu do KSeF,
- przygotowanie oprogramowania – integracja systemu księgowego z KSeF i kontakt z dostawcą,
- przeprowadzenie szkoleń dla osób odpowiedzialnych.
Jak wdrożyć KSeF w praktyce?
Wdrożenie KSeF wymaga połączenia działań organizacyjnych i technicznych. Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim:
- zaktualizować oprogramowanie księgowe – większość dostawców systemów finansowo-księgowych oferuje już integrację z KSeF, jednak niezbędne jest wdrożenie aktualizacji i testy poprawności przesyłania faktur,
- uzyskać dostęp do środowiska testowego Ministerstwa Finansów – pozwala ono sprawdzić proces wystawiania i odbioru faktur przed wejściem obowiązku w życie,
- skonfigurować uprawnienia użytkowników – określić, kto w firmie może wystawiać faktury, pobierać je z systemu czy dokonywać korekt,
- zabezpieczyć podpisy elektroniczne lub pieczęcie kwalifikowane – niezbędne do autoryzacji w systemie,
- przeprowadzić próbne fakturowanie – warto już teraz wystawiać pierwsze e-faktury w trybie testowym, aby wykryć i poprawić ewentualne błędy.
Dzięki tym krokom przedsiębiorca zyskuje pewność, że od lutego lub kwietnia 2026 r. jego firma będzie w pełni gotowa na obowiązek korzystania z KSeF.
Wdrożenie KSeF to duża zmiana dla przedsiębiorców i księgowych. Odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć problemów technicznych i organizacyjnych, a w przyszłości usprawni procesy fakturowania.
O autorze
